Assunzione nuovo lavoratore: la documentazione da rilasciare

Precedentemente o contestualmente all'assunzione, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore i seguenti documenti, oltre alla copia della lettera di assunzione o del contratto di lavoro debitamente firmata e alla copia della comunicazione di assunzione inviata al centro per l'impiego:

l'informativa e il modello TFR 2 per la scelta della destinazione del trattamento di fine rapporto;

l'informativa per la raccolta dei dati personali e consenso al trattamento dei dati personali;

i moduli per la richiesta delle detrazioni d'imposta e del bonus IRPEF, o di applicazione della maggiore aliquota IRPEF.

Possono essere, inoltre, forniti:

la copia del regolamento aziendale;

il questionario per i dati preassunzione.

Questionario per i dati preassunzione

Il questionario per i dati preassunzione deve contenere i dati del lavoratore necessari per effettuare correttamente gli adempimenti legali, contrattuali, fiscali e previdenziali connessi all'assunzione. I dati che devono essere indicati dal lavoratore devono essere attinenti allo svolgimento del rapporto lavorativo o connessi agli adempimenti che deve effettuare il datore: non è lecito acquisire informazioni afferenti alle caratteristiche morali, psicologiche, comportamentali ,alla sfera sessuale, alla vita intima, sentimentale e familiare o sociale del lavoratore, o dei suoi familiari. Il datore di lavoro, ai fini dell'assunzione o nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, non può difatti effettuare indagini, anche tramite terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione della sua attitudine professionale (art. 8 della L. 20.5.70 n. 300). I dati sensibili (idonei, ad es., a rivelare l'origine etnica o razziale, le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche e sindacali del lavoratore, o lo stato di salute) possono essere trattati, ma solo per l'adempimento di obblighi legali o contrattuali, e non se contribuiscono a discriminare il lavoratore durante il rapporto di lavoro (art. 4 co. 1 lett. d) del DLgs. 30.6.2003 n.196). Ad esempio, è lecito domandare al lavoratore l'anzianità di disoccupazione, in quanto il dato è utile per poter fruire di numerosi incentivi all'assunzione. È altresì lecito sapere se l'interessato percepisce già una pensione o un assegno d'invalidità, in quanto, in alcuni casi ,il datore di lavoro è obbligato ad effettuare delle trattenute giornaliere sulla retribuzione. Così come non è illegittimo domandare al lavoratore di indicare la sua specifica condizione di disabilità e l'eventuale appartenenza alle categorie protette, al fine di poterlo eventualmente computare nelle quote di riserva, e di adottare gli opportuni accorgimenti nell'adattamento del posto di lavoro.

Informativa sul trattamento dei dati personali

Fin dalla fase precedente l'assunzione e durante tutto lo svolgimento del rapporto, il datore di lavoro può entrare in possesso di una serie di informazioni sulla sfera personale e professionale (tipologia di contratto, inquadramento, retribuzione, tempo di lavoro, trasferimenti e provvedimenti disciplinari) del lavoratore. I dati devono essere raccolti e trattati secondo precise disposizioni, permettendo al lavoratore di accedervi. A tal ne, il datore di lavoro deve innanzitutto fornire al lavoratore l'informativa privacy, una dichiarazione nella quale devono essere indicati:

il titolare o l'incaricato al trattamento dei dati;

le modalità con le quali sono trattati i dati;

i diritti dell'interessato.

L'informativa è indispensabile affinché il consenso dell'interessato al trattamento dei dati sia valido. Nell'informativa vanno indicati, nello specifico:

i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati, o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati;

le finalità e le modalità del trattamento dei dati;

la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;

le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;

i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati;

il diritto di accesso dell'interessato e i diritti connessi;

le generalità del titolare ed eventualmente del responsabile del trattamento;

la possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento;

il tempo entro il quale i dati sensibili sono trattati, scaduto il quale il trattamento diventa illegittimo.

Le regole in materia di trattamento dati per finalità d'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro sono state oggetto di revisione e sono ora contenute nel Provvedimento del Garante privacy 5.6.2019 n. 146.

Trattamento dei dati sensibili nel rapporto di lavoro

Il trattamento dei dati personali sensibili, ora "categorie particolari di dati personali" (DLgs.10.8.2018 n. 101) può essere effettuato solo se necessario (art. 9 del Regolamento UE 679/2016):

per adempiere obblighi normativi o contrattuali, ai fini dell'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, del riconoscimento di agevolazioni o dell'erogazione di contributi, dell'applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;

in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;

per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;

per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalla normativa o dalla contrattazione collettiva; i dati devono essere trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose;

per adempiere a obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza, o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività;

per garantire le pari opportunità nel lavoro;

per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.

Coronavirus

In base a quanto indicato nel "Protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus COVID-19 negli ambienti di lavoro", la rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina sulla privacy vigente. Il Protocollo suggerisce di fornire l'informativa sul trattamento dei dati personali anche in modalità orale e omettendo le informazioni di cui l'interessato è già in possesso. Quanto ai contenuti dell'informativa:

con riferimento alla finalità del trattamento, può essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19;

con riferimento alla base giuridica, può essere indicata l'implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell'art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11.3.2020;

con riferimento alla durata dell'eventuale conservazione dei dati, si può far riferimento al termine dello stato d'emergenza.

Devono poi essere definite le misure di sicurezza e le misure organizzative adeguate a proteggere i dati. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fi ne, il Protocollo precisa che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative.

Trattamento dati preassuntivo

Chi svolge, nell'interesse proprio o di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale, può trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati solo se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati e legittimi e sia necessaria per instaurare il rapporto di lavoro (provvedimento del Garante Privacy n. 146/2019). Il trattamento dei dati contenuti nei curricula o nei questionari deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti alla selezione, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti. I dati non pertinenti eventualmente indicati non devono essere utilizzati. Non è possibile trattare i dati genetici per stabilire l'idoneità professionale di un candidato all'impiego, neppure con il consenso dell'interessato.

Dichiarazione per detrazioni d'imposta e bonus IRPEF

Il lavoratore deve informare il datore di lavoro sui seguenti aspetti scali:

se residente fiscalmente in Italia o meno;

se intende fruire o rinunciare alle detrazioni fiscali per la produzione di reddito di lavoro dipendente;

se intende fruire delle detrazioni fiscali per coniuge/gli/altri familiari a carico (in caso positivo, deve indicare le specifiche dei familiari a carico), e del bonus famiglie numerose;

se intende applicare una maggiore aliquota d'imposta rispetto a quella risultante in sede di conguaglio;

se intende fruire o rinunciare al c.d. Bonus Renzi.

Informativa sulla scelta della destinazione del TFR, modulo TFR 2

Il lavoratore può scegliere di lasciare il trattamento di fine rapporto in azienda, oppure di conferirlo a un fondo di previdenza complementare (DLgs. 5.12.2005 n. 252). I fondi ai quali è possibile aderire sono:

fondi preesistenti al DLgs. 252/2005;

fondi negoziali (chiusi, categoriali, aziendali o regionali);

fondi aperti (banche, Sim, Sgr, compagnie di assicurazione);

piani individuali di previdenza (PIP) (compagnie di assicurazione).

La scelta deve essere compiuta entro 6 mesi dalla data di assunzione. In difetto di scelta è applicata la regola del "silenzio-assenso" e il TFR viene conferito alla forma di previdenza complementare prevista dagli accordi o contratti collettivi, anche territoriali. Qualora esistano più fondi di riferimento, il TFR viene conferito al fondo pensione al quale ha aderito il maggior numero di lavoratori dell'azienda. La scelta di conferire il TFR a un fondo pensione, una volta effettuata, non è più revocabile, mentre è modificabile in qualsiasi momento la scelta di non conferire il TFR a una forma previdenziale complementare. Nelle aziende con almeno 50 dipendenti, il lavoratore sceglie se destinare il proprio TFR ad un fondo pensione o lasciarlo in azienda: in quest'ultimo caso, il TFR deve essere trasferito al Fondo Tesoreria INPS. L'INPS con messaggio n. 413 del 4.2.2020 è intervenuto per fornire chiarimenti in materia di quote di TFR maturate e versate presso il Fondo di Tesoreria, precisando che una volta accantonate non possono più essere trasferite presso altro fondo di previdenza complementare scelto successivamente dal lavoratore. In sostanza, l'istituto della portabilità delle quote di TFR pregresse non può trovare applicazione qualora dette quote siano accantonate presso il Fondo di Tesoreria. Il lavoratore, per esprimere la sua scelta in merito alla destinazione del TFR, deve compilare, a seconda delle ipotesi, il modulo TFR 1 o TFR 2.